В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникают расчетные отношения, отражающие взаимные обязательства, связанные с продажей материальных ценностей, выполнением работ или оказанием услуг друг другу. Кроме того, возникают расчеты с бюджетом по налогам, с внебюджетными фондами, с органами социального обеспечения и страхования, с другими юридическими и физическими лицами.
При продаже организацией продукции, товаров, услуг или работ другим юридическим и физическим лицам (включая своих работников) и при осуществлении расчетов с ними возникают краткосрочные и долгосрочные обязательства, представляющие собой дебиторскую задолженность. Организации и лица, которые должны данной организации, называются дебиторами.
При покупке организацией товаров, работ или услуг у других юридических и физических лиц и осуществлении расчетов с ними возникают обязательства, представляющие собой кредиторскую задолженность. Организации и лица, которым должна данная организация, называются кредиторами.
Кредиторов, задолженность которым возникла в связи с покупкой у них материальных ценностей, называют поставщиками. Задолженность по оплате труда своим работникам (начисленная, но не выплаченная), задолженность перед бюджетом, внебюджетными фондами и прочие отчисления называют обязательствами по распределению. Кредиторов, задолженность которым возникла по другим нетоварным операциям, называют прочими кредиторами.
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкцией по его применению, дебиторская и кредиторская задолженность может отражаться на счетах:
60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";
62 "Расчеты с покупателями и заказчиками";
63 "Резервы по сомнительным долгам";
66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам";
67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам";
70 "Учет расчетов с персоналом по оплате труда";
71 "Расчеты с подотчетными лицами";
73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям";
75 "Расчеты с учредителями", субсчет 1 "Расчеты по вкладам в уставный капитал";
76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами";
и др.
Проводки:
Д62К90-1 Отражена задолженность покупателя за выполненные работы
Д63К62 Списание неоплаченной задолженности за счет резерва по сомнительным долгам
Д51К62 Поступление денежных средств от покупателя в окончательный расчет
Д71К50 Выданы из кассы работнику денежные средства на командировку
Д08К60 Отражена стоимость приобретенных отдельных объектов основных средств и нематериальных активов (без НДС)
Д60К51 Погашена задолженность
Д26К70 Начислена оплата труда управленческому персоналу
Д91К63 Создан резерв по сомнительным долгам
В системе аналитического учета дебиторскую и кредиторскую задолженности отражают по их видам.
Срок, в течение которого дебиторская и кредиторская задолженности отражаются в учете и отчетности, включает в себя период времени, с которым гражданское законодательство связывает те или иные правовые последствия. Наступление или истечение срока влечет возникновение, изменение или прекращение гражданских правоотношений, связанных с правами и обязанностями сторон. Сроки бывают нормативные - установленные законом или иными правовыми актами и договорные - определяемые соглашением сторон. Как разновидность нормативных сроков гражданского права различают сроки, в течение которых нарушенное или оспариваемое право подлежит защите, например, срок исковой давности. Общий срок исковой давности установлен в три года. Для отдельных видов требований законом могут быть установлены специальные сроки исковой давности, сокращенные или увеличенные по сравнению с общим сроком.
Дебиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на основании приказа руководителя на уменьшение финансовых результатов организации или резерва по сомнительным долгам. Но эта списанная задолженность не считается аннулированной; ее отражают на забалансовом счете в течение пяти лет и наблюдают за возможностью взыскания.
Кредиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на увеличение финансовых результатов организации.