При описании функций особое значение имеет их правильная и точная формулировка. Для определения и формулирования функций необходимо придерживаться следующих основных правил:
Правило 1: Функции формулируются для конкретного объекта применительно к конкретным условиям работы.
Правило 2: Согласно определению функция – это проявление свойств материального объекта, заключающееся в его действии на состояние других материальных объектов. Следовательно, ее объектом должен быть материальный объект: вещество или физическое поле. При анализе информационных систем в качестве материального объекта рассматривается также информация.
Правило 3: Формулировать каждую функцию предельно кратко, употребляя по возможности глагол и существительное (например, «передавать усилие», «преобразовывать энергию», «выдерживать давление» и т.д.). В окончательном виде формулировка функции должна быть изложена двумя словами. В формулировке действие функции обозначается глаголом в неопределенной форме, а объект функции – существительным в винительном падеже, которое представляет собой понятие, имеющее физическую размерность. Например, функция электрического провода – «проводить ток», функция автомобиля – «перемещать груз», функция стула – «поддерживать вес».
Если функция не может быть описана лаконично, то это свидетельствует либо о недостаточной информированности специалиста о сущности анализируемого объекта, либо о том, что он рассматривает проблему в неоправданно широком аспекте. Лаконичность формулировки в значительной степени устраняет возможность неправильного толкования функционального назначения объекта и его элементов, помогает более целенаправленно осуществлять поиск вариантов эффективных технических решений.
Правило 4: проявление функции состоит в действии. С учетом этого при формулировании функции необходимо выбирать глагол, описывающий это действие, т.е. использовать активные глаголы, а не пассивные. Например, активные глаголы: выдерживать вес, одобрять процедуры, выставить продукцию, ассигновать расходы, решить задачу. Пассивные глаголы: обеспечить поддержку, искать одобрение, разработать выставку, представить смету, определить решение. Одним из способов сделать пассивное описание функций более активным состоит в том, что существительное заменяют глаголом, затем подбирают более подходящее существительное. Не рекомендуется также употреблять в глагольной части функции частицу «не», т. е. функция должна отражать позитивное действие.
Правило 5: Использовать те существительные, которые обозначают величины, имеющие размерность (масса, работа, напряжение, оснащенность, вместимость и т.д.).
Соблюдение пятого правила позволяет количественно оценить функцию, что на последующих этапах анализа облегчает решение задачи установления соотношений между функциями объекта и затратами на них.
Правило 6: При формулировании функций уровень абстрагирования необходимо соотносить с уровнем рассмотрения проблемы.
Необходимость соблюдения шестого правила объясняется тем, что от уровня абстрагирования функции зависит поле поиска новых решений. Если ставится задача поиска принципиально новых решений, то функция должна быть сформулирована в наиболее общем виде, в то время как разработка вариантов модификации, модернизации, унификации изделий предполагает большую конкретизацию функции. Уменьшение степени абстрагирования функций должно происходить также по мере перехода от рассмотрения объекта в целом (или системы объектов) к рассмотрению составляющих его элементов.