Подотчетные лица - это сотрудники организации, которые получили денежные средства организации для оплаты "мелких" расходов.
Из подотчетных сумм могут быть оплачены:
1. ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ РАСХОДЫ
приобретение материальных ценностей,
канцелярские, почтовые расходы
денежные документы и т.д.
2. РАСХОДЫ НА КОМАНДИРОВКИ
В основном выдача подотчетных сумм производится из кассы организации (при заграничных командировках - подотчетные суммы могут быть перечислены в валютного счета организации на карточку сотрудника).
Подотчетные суммы выдаются на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации.
Порядок выдачи подотчетных сумм регламентирован Правилами ведения кассовых операций (См. Кассовые операции: выдача подотчетных сумм).
После того, как сотрудник осуществит расход подотчетных сумм он в установленные сроки обязан отчитаться перед организацией, т.е. составить и представить в бухгалтерию Авансовый отчет по форме АО-1 с приложением всех документов, полученных им при осуществлении расходов.
В случае, если не вся сумма подотчетных средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу. Если осуществлен перерасход подотчетных сумм - организация компенсирует его.
Если сотрудник в установленные сроки не представил Авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника или по решению суда отнесена на возмещение материального ущерба.
3. ОПЛАТА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на одноименном счете 71.
Для учета подотчетных сумм используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - основной расчетный активный. Сальдо может быть и кредитовым, оно отражаает задолженность организации перед подотчетным лицом.
К подотчетным относятся работники предприятия, получившие денежные суммы (аванс) под отчет для предостоящих расходов, а также работники, которые обязаны отчитаться за полученную выручку наличными деньгами. На предприятии должен быть утвержден список подотчетных лиц.
Выдача денег под отчет оформляется РКО. Расходы могут быть на командировочные, хозяйственные и расходы, связанные с получением и отгрузкой продукции.
Авансовый отчет должен быть представлен в течение 3 дней после завершения работы. При этом предоставляются подтверждающие документы (проездные билеты, квитанции, командировочное удостоверение).